Vorig jaar besloot voetbalvereniging De Foresters uit Heiloo met een mediapakket én met Club.Vrijwilligers te gaan werken. Die keuze kwam voornamelijk voort uit de potentie die men in Sportlink zag. Joep Hooijschuur, beheerder van de club, geeft aan dat de club inmiddels een enorme slag heeft gemaakt als het gaat over de organisatie en de communicatie op de vereniging. En als de dialoog gevoerd blijft worden, gaat die ontwikkelpotentie ‘De Egels’ nog heel veel opleveren.

Met vier seniorenteams op zowel de zaterdag- als de zondag en 33 jeugdteams die ieder weekend het gras betreden, is het bij De Foresters een drukke bedoening. Net als bij iedere andere club met ruim 1.000 leden is een professionele organisatie nodig om alles in goede banen te leiden. En dat is precies waar het tot enkele jaren geleden aan ontbrak. Natuurlijk werd er sportief van alles goed geregeld, maar met name administratief ontbrak het overzicht. “Het uitdelen van een attentie voor onze vrijwilligers was daardoor al echt een gepuzzel, want we hadden geen overzicht van wie nu precies wat had gedaan in een jaar,” vertelt Joep. Sportlink is voor De Foresters de uitkomst die ze zocht.

Foresters logo

Luxeproblemen

De Foresters hanteert een vrijwilligers-verplichting wat het werven van vrijwilligers wat makkelijker moet maken. Het gaat daarbij met name om bar-, schoonmaak- en ontvangstdiensten. Ondanks die verplichting was het altijd moeilijk voldoende vrijwilligers in te plannen. Tot enkele maanden geleden. Joep: “Met het opengooien van de app aan het begin van het seizoen hebben we in 2 maanden tijd bijna alle vrijwilligerstaken tot het einde van het seizoen volgepland. De mensen die nu nog iets willen doen, hebben niet veel keuze meer.” Een luxeprobleem? “Nee, een succes juist!”

Makkelijk organiseren

“We willen al onze organisatie-elementen, zoals onze schema’s voor scheidsrechters en de kleedkamerindelingen, op die manier in Sportlink inbouwen”, vertelt Joep verder. Zorgen dat Sportlink de centrale plek is van waaruit alle activiteiten verricht worden en waarin alle afhankeljikheden aan elkaar gellinkt zijn. Het doel is om dat net zo makkelijk te doen zoals we dat nu doen met vrijwilligers. Voor ons wedstrijdsecretariaat minder omkijken en als club zijn we verzekerd dat de weekenden en wedstrijden vlekkeloos verlopen.”

Nieuwe cultuur

Maar niet alles is toekomstmuziek. De Foresters met Joep voorop zijn hartstikke tevreden met wat er nú al is bereikt qua professionalisering van de organisatie. Om die lijn door te zetten, bezoekt Joep ook geregeld informatieavonden van Sportlink. “Daar haal ik de informatie– filmpjes en uitleg– op die ik weer kan doorspelen aan de mensen die week in week uit met de systemen bezig zijn. Dat is top. Dat is echt absoluut geweldig. Juist in de overdracht tussen verschillende mensen van onze club en ten bate van de consistentie in onze manier van werken. Het wordt daarmee makkelijker om te voorkomen dat bepaalde vrijwilligers ontzettend veel extra werk naar zich toe trekken. We creëren daardoor een andere cultuur. Eentje waarbij iedereen precies weet wat diegene te doen staat en dat wij ook in staat zijn met minder mensen meer te kunnen doen, waardoor er meer tijd overblijft om langs te velden te staan, waar het uiteindelijk allemaal om te doen is.”

Winst genoeg

Het bestuur van De Foresters is ervan overtuigd dat er nog meer uit Sportlink te halen is. Of zoals Joep het zelf zegt: “Sportlink kan zoveel, maar het levert onze club nog niet alles op, met name in het ontzorgen en het koppelen van de organisatie aan vrijwilligers en aan leden in plaats van voornamelijk aan leden is nog winst te boeken.” Momenteel gebruiken zij Club.Boekhouding en Club.Vrijwilligers intensief en worden de eerste stappen met Club.TV en Club.Ads gemaakt.

Ruimte pakken

Niet alleen in wat Sportlink aanbiedt is nog vooruitgang te boeken. De Foresters overweegt om boekhouding te outsourcen bijvoorbeeld. Joep: “Dat komt door het gebruik van Sportlink meer binnen de mogelijkheden te liggen, want voorheen bleek outsourcing lastig in verband met het ontbreken van een gestructureerde administratie. En natuurlijk, alle verandering roept weerstand op. Maar ik ben ervan overtuigd dat de soep in de praktijk niet zo heet gegeten wordt. En als het om extra kosten gaat; we hebben als bestuur besloten dat iedere verandering die tot kostenverhoging gaat leiden, direct terug te zien gaat zijn in de contributie, met name om het bewustzijn van alle benodigde werkzaamheden en de wijze van invulling hiervan transparant te maken. Die ruimte moeten we pakken als we stappen willen blijven zetten richting een hogere professionaliteit.”

Dankzij Sportlink is voetbalvereniging De Foresters uit Heiloo een stuk professioneler georganiseerd. Jij kan met je club die stappen ook maken. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Ja, ik wil graag op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen over Club.Vrijwilligers.

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.

Wij helpen jouw club!

Clubs helpen, dat is waar het bij Sportlink simpelweg om gaat. En die hulp bieden wij op allerlei manieren. Natuurlijk staat onze Servicedesk dagelijks voor je klaar. Maar er is veel meer! Webinars, workshops, YouTube filmpjes... We hebben alles op een rijtje gezet.

Meer informatie