SC Joure, gelegen aan het schitterend geheten Hege Simmerdyk, is een grote omnivereniging. Ruim 800 voetballers hanteren in het groene shirt wekelijks de bal aan de voet en een kleine 100 korfballers doen dat met de hand. Eén van de vrijwilligers waar de club stevig op leunt, is de man van de ledenadministratie, Lambert Doorn. Een kleine 400 uur per jaar stopt hij de laatste jaren in SC Joure. Met de inzet van Sportlink en de contributiemodule heeft Lambert een aanzienlijke efficiëntieslag gemaakt en kosten bespaard. Daarnaast is de administratie bij een bestuurswisseling eenvoudig over te dragen.
“Ik durf te zeggen: we zijn veel beter georganiseerd.”
Lambert Doorn Minder foutgevoeligheid
“Bij SC Joure waren we niet specifiek op zoek naar vernieuwing. De voorgaande administrateur had zelf een goed werkende database-administratie in MS Access gebouwd. Hoe goed het ook werkte, en toen al met functionaliteit die pas later in Sportlink werd gerealiseerd, echt overdraagbaar was dit niet en moest je wel kennis van en gevoel hebben bij het werken met databases,” zegt Lambert, die sinds halverwege 2007 de administratie voor zijn rekening neemt. “Het was kennis- en arbeidsintensief en er moesten steeds opnieuw exports van data voor o.a. een incassobureau en overzichten worden gemaakt. En ik was op mijn hoede voor een problematische kennisoverdracht. Op mijn advies bouwden we als club het gebruik van de diensten van Sportlink uit, want alleen het verplicht moeten aanvragen van bondsnummers voor leden via Sportlink deden we, om daarna de gegevens ook nog eens in de eigen administratie te moeten invoeren. Ik pleitte er begin 2008 voor om Sportlink het centrale programma en dé databron voor SC Joure te laten zijn, omdat ik de (door)ontwikkeling van Sportlinks’ diensten voorzag en de prominente rol die het zou gaan spelen vanwege de digitaliserings-ontwikkelingen bij de bond. Het was dus niet vernieuwing die we zochten, maar een eenvoudigere en veel minder foutgevoelige manier van werken, een veel betere overdraagbaarheid en een mindere afhankelijkheid van mijn beschikbaarheid voor het opvragen van gegevens.”
De sterke doorontwikkeling die Lambert voorzag, is inmiddels een feit. In de 10 jaar vanaf de ingebruikname zijn de functionaliteiten aanzienlijk uitgebreid, mede dankzij input van vroege gebruikers zoals Lambert. Lachend zegt hij: “Ik denk dat ik bij Sportlink vrij hoog in de top 10 van betrokken gebruikers sta! En hoewel er nog wat te wensen over is, zijn wij als club zeer tevreden met de voordelen die Club.Basis en Club.Contributie ons brengt. Met name rondom de contributie is het fijn dat we niet meer met een incassobureau hoeven te werken. Bovendien scheelt het werken via de applicatie kostbare tijd en geld. In plaats van maandelijks vele handmatige opdrachten te moeten verwerken, is alles rond de contributie nu in een paar klikken geregeld. Natuurlijk hebben we aan het einde van een seizoen wat meer werk omhanden, maar dat blijft bestaan.”
Veel beter georganiseerd
“Het is overigens wel zo dat de implementatie in het begin zeer tijdrovend was, omdat er geen geschikte oplossing was voor het overzetten van gegevens uit eigen administratie.
Dat heeft me zeker wel duizend uur gekost omdat alles opnieuw moest worden ingeklopt en inmiddels oud-leden moesten worden verwijderd. Er zat dus ook veel controlewerk bij. Ondanks wat aanloopproblemen durf ik daarom te stellen dat we nu op het gebied van contributie en ledenadministratie veel beter georganiseerd zijn. We hebben daarin echt stappen gemaakt en diezelfde stappen willen we ook zetten op het gebied van communicatie richting leden. Momenteel zijn we bezig om Club.Pakket Beter op te starten. We kunnen daarmee binnenkort onze voetballers en ouders/verzorgers, die allemaal wel een smartphone op zak hebben, via de voetbal.nl app met SC Joure interface snel informeren over wijzigingen en de huidige stand van zaken.
Ook de informatieverstrekking via de website, in de kantine en bij de kleedkamers zal veel beter en directer worden en gaat tijd besparen bij de nodige vrijwilligers. Er is geen enkele twijfel dat de communicatie en binding tussen onze leden en club grote verbeteringen gaan doormaken.” Inmiddels hebben we ook een start gemaakt met Club.Boekhouding. Dit gaat ons nog meer tijd en kosten besparen. Bovendien is de standaard inrichting van de boekhoudmodule heel goed afgestemd op het verenigingswezen.
Iedereen wil gewoon plezier maken
Op de vraag of Lambert Club.Contributie zou aanraden bij andere verenigingen, of zelfs rivaliserende verenigingen, is hij helder: “Joure heeft niet echt een derby zoals IJsselmeervogels-Spakenburg, maar naar mijn idee is dat ook niet hoe je tegen het verenigingswezen moet aankijken. Je hebt die andere voetbalclubs hard nodig om het spelletje te kunnen spelen. Als je mij vraagt of ik het uitbreiden van Sportlink zou aanraden, zeg ik: ja natuurlijk! Je wilt toch dat andere clubs een goede organisatiestructuur hebben, vrijwilligers faciliteren en ontlasten en dat ze hun leden plezier kunnen laten maken? Dat is waarom mensen voetballen, korfballen of andere (bonds)sport uitoefenen; voor de sport en om het naar hun zin te hebben! Iedere voetbalvereniging heeft tegenwoordig Sportlink en heel veel andere sportverenigingen ook, dus ik zou zeggen: zoek het dicht bij huis en verken de mogelijkheden en faciliteer je (schaarse) vrijwilligers goed. Soms ligt de oplossing voor een betere organisatie dichterbij dan je denkt.”
''Zoek het dicht bij huis en verken de mogelijkheden en faciliteer je (schaarse) vrijwilligers goed. Soms ligt de oplossing voor een betere organisatie dichterbij dan je denkt.”
Lambert Doorn Meer weten over de genoemde oplossingen?
Club.Contributie
Contributie innen? Ook dat regel je vanuit één systeem, Sportlink!
Ik wil meer weten
Workshop in jullie kantine? Doen we met plezier!
Elke club is uniek! Nu lopen wij al ruim 20 jaar mee en kennen zo'n 7.000 clubs. Daardoor zien we inmiddels vaker overeenkomsten dan verschillen. Die kennis delen we graag. Dat kan een kort adviesgesprek zijn of een workshop op maat.