Tips voor het organiseren van de boekhouding

Hoe zorg je ervoor dat je de boekhouding altijd op orde hebt, zonder dat je hier al te veel tijd aan kwijt bent? Een goede organisatie van de boekhouding is voor iedere vereniging van groot belang.  Club.Boekhouding zorgt voor veel gemak. Wij geven je graag een aantal tips zodat je optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden van Club.Boekhouding.



Met Club.Boekhouding kun je eenvoudig de boekhouding op orde houden. Wij hebben een aantal stappen voor je op rij gezet. Stappen die de basis vormen voor een goede inrichting van de boekhouding. Ja, het kost een avondje werk, maar zodra je deze stappen hebt genomen bespaar je in de toekomst een hoop tijd en werk. Meer tijd voor sport!

Welke stappen dien je te nemen voor een goede basis van de boekhouding?

  1. Boekjaren aanmaken
  2. Instellen grootboekrekeningen
  3. Boekstuknummers
  4. Btw-codes
  5. Beginbalans invoeren
  6. Debiteuren en crediteuren aanmaken
  7. Bankafschriften inlezen
  8. Rapportages uitdraaien

In het Sportlink Support Center vind je per stap de volledige handleiding, je staat er niet alleen voor.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 1: Boekjaren aanmaken

Zodra het vorige boekjaar is afgesloten kun je je richten op het nieuwe boekjaar. We starten het nieuwe boekjaar met een achttal tips, aangezien het complete boekhoudproces in 8 stappen te verdelen is. We starten met tip 1, het aanmaken van een boekjaar.

Stap 1 voor de boekhouding

Waar begin je zodra je de boekhouding voor het komende seizoen in orde wilt maken? We beginnen bij de start. Zodra je met de boekhouding voor het nieuwe jaar aan de slag gaat, maak je allereerst een boekjaar aan. Het boekjaar betreft de periode voor een financieel jaarverslag. Omdat bij veel sportverenigingen het seizoen van juli t/m juni loopt, is een boekjaar in Club.Boekhouding standaard ingesteld van juli t/m juni. Wil je een boekjaar aanmaken dat bijvoorbeeld van januari t/m december loopt, dan kan dat. Je kunt zelf bepalen over welke periode een boekjaar loopt.

Een gebroken boekjaar

Liep het vorige boekjaar bijvoorbeeld tot 31 december, maar wil je dat het komende boekjaar tot 30 juni loopt? Dat kan! Je kunt in Club.Boekhouding zelf de periode bepalen waarover een boekjaar loopt, ook al betreft dit meer of minder dan 12 maanden. Dit noemen we een ‘gebroken boekjaar’. Extra tip: een gebroken boekjaar is minimaal 1 dag en maximaal 24 maanden.

Handige linkjes

Hoe maak je een (gebroken) boekjaar aan in Club.Boekhouding? Klik op onderstaande linkjes voor een complete uitleg, de voordelen en de mogelijkheden van Club.Boekhouding.

Handleiding ‘een boekjaar aanmaken’
Informatie over Club.Boekhouding 

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 2: Maak voor een gedetailleerd overzicht extra grootboekrekeningen aan

Je kunt in Club.Boekhouding erg eenvoudig grootboekrekeningen inzien, wijzigen, toevoegen of zelfs verwijderen.

We adviseren je om voor een gedetailleerd overzicht met meerdere grootboekrekeningen te werken. We nemen de grootboekrekening ‘Contributie’ als voorbeeld. Je kunt alle soorten contributie onder één grootboekrekening plaatsen. Je kunt dit ook opsplitsen in verschillende grootboekrekeningen. We lichten het hieronder toe met een voorbeeld:

Huidige situatie:
Contributie = 8010

Nieuwe situatie:
8011 = Contributie pupillen
8012 = Contributie junioren
8013 = Contributie senioren
8014 = Contributie ‘niet spelende leden’
8015 = Donateurs

Hoe maak je een nieuwe grootboekrekening aan?

Hiervoor hebben we een handleiding opgesteld. Ga direct naar het Support Center.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 3: Boekstuknummers

In de boekhouding worden verschillende dagboeken vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan het dagboek Kas, Bank, Inkopen en Verkopen. Zodra je een dagboek in Club.Boekhouding toevoegt, dan wordt dit dagboek in de loop der tijd gevuld met boekstuknummers.

Als je de boekstuknummers logisch opmaakt, zijn alle transacties goed geordend. En dat is wat je wil.

Een korte uitleg in 3 stappen:

1. Start ieder boekstuknummer met het betreffende jaartal van het boekjaar waar je in werkt.

2. Na het jaartal volgt het dagboeknummer. Voor ‘bank’ bijvoorbeeld 20, voor ‘inkopen’ 30 etc.

3. Geef als laatste een gewenst volgnummer mee aan de boeking. Bijvoorbeeld 0001, waardoor je genoeg ruimte hebt om alle boeking te doen. Eenmaal ingesteld, dan genereert Club.Boekhouding automatisch het juiste volgnummer, in dit geval 0002.

Het opmaken van logische boekstuknummers scheelt enorm veel tijd bij het terugzoeken naar dagboeken en transacties. Handig voor jou, maar ook handig voor de opvolger die ooit de boekhouding van je overneemt.

BoekstuknummerPS

 

 

 

 

 

 

 

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 4: btw-codes

Club.Boekhouding is standaard ingericht met btw-codes van respectievelijk 0%, 6% en 21%. Dit zijn over het algemeen dan ook de meest voorkomende btw-percentages.

Is er een nieuwe btw-code van toepassing, zoals bijvoorbeeld de btw volgens de vereenvoudigde aangifte op de kantine-omzet? Voeg dan een nieuwe btw-code toe. Wijzig dus niet de bestaande btw-codes naar een ander percentage. Het toevoegen van een nieuwe btw-code in Club.Boekhouding is erg eenvoudig, maar ook hiervoor hebben we een handleiding opgesteld.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 5: We buigen tip 5 om in ‘wist je dat?’

Wist je dat.. in Club.Boekhouding de eindbalans van het vorige boekjaar ook direct de beginbalans van het nieuwe boekjaar is?! Je hoeft hier dus zelf niets voor te doen!

Wil je correcties uitvoeren in het vorige boekjaar? Dat kan! Open het oude boekjaar en voer de correctie daar door. Zorg ervoor dat je de boeking in het vorige boekjaar volledig verwerkt. Zodra je dit hebt gedaan, wordt de correctie automatisch verwerkt op de beginbalans van het nieuwe boekjaar.

Extra tip: Start je met Club.Boekhouding of kom je over vanuit een ander boekhoudpakket? Je kunt de gegevens uit je oude boekhoudpakket eenvoudig invoeren op de beginbalans.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 6: Debiteuren & Crediteuren

In Club.Boekhouding kun je heel eenvoudig alle debiteuren en crediteuren vastleggen. Je registreert alle benodigde gegevens van de betreffende organisatie, zoals onder andere de bedrijfsnaam, het bankrekeningnummer en het btw-nummer.

Tip: Leg alle factuuradressen van een debiteur vast in Club.Boekhouding.

Een debiteur kan meerdere adressen en/of vestigingen hebben. Zodra je facturen naar je debiteuren stuurt, wil je vast dat iedere factuur bij de juiste locatie op de deurmat terecht komt. Des te groter de kans dat het bedrag op de factuur snel op jouw rekening staat. Leg daarom alle factuuradressen van een debiteur vast. Dan heb je zelf de keuze naar welk adres de factuur wordt verzonden.

Ga je met deze tip aan de slag? Kijk dan vooral even in het Support Center waar stap voor stap wordt uitgelegd hoe je meerdere adressen kunt toevoegen.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 7: Bankafschriften inlezen

Onderdeel van het voeren van de boekhouding is het inlezen van bankafschriften. In deze tip zetten we op een rijtje welke voorbereidingen je dient te treffen voordat je van start gaat met het inlezen van de bankafschriften.

 – Maak voor elk bankrekeningnummer een grootboekrekening aan –
– Koppel een camt tussenrekening aan een vaste grootboekrekening – 
– Maak voor elk bankrekeningnummer een bankboek aan –
– Koppel ieder banknummer aan een grootboekrekening –
– Maak organisaties aan –
– Stel de betalingskenmerken in –
– Download het CAMT.053 bestand via uw internetbankieren –

Zodra je alle stappen hebt uitgevoerd, ben je helemaal klaar om bankafschriften te kunnen inlezen. Heel veel succes! De handleiding vind je in het Support Center.

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!

Tip 8: Rapportages van de boekhouding

We zijn bij de achtste en laatste tip van deze serie boekhoudtips aangekomen. Zodra de boekhouding volledig is georganiseerd, wil je wellicht ook rapportages draaien. Hoe staat je er als vereniging voor? We laten je zien hoe je rapportages kunt opvragen in Club.Boekhouding. Er is een hoop mogelijk! Klik op één van onderstaande rapportages en je krijgt direct een stappenplan voorgeschoteld.

– Debiteurenkaart –
– Grootboeksaldi –
– Saldibalans –

We hopen dat deze tip nuttig is geweest. Heb je nou zelf een goed advies of een tip voor de medebestuurders? Deel ze dan vooral in de Community!


24/7 support

Heeft u vragen over Sportlink? Laat het ons weten. De Sportlink Servicedesk staat voor u klaar! Online handleidingen, een Online Helpdesksysteem en telefonische ondersteuning. U kunt altijd en overal gebruik van onze support maken om antwoord op uw vraag te krijgen. Wij helpen u graag verder.

Meer informatie