Tips voor het organiseren van de contributie

Een goede organisatie van de contributie is voor iedere vereniging van groot belang. De contributie vormt tenslotte een groot deel van de inkomsten. Club.Contributie biedt veel voordelen en wij kunnen ons goed voorstellen dat u van sommige mogelijkheden nog niet op de hoogte bent. Wij helpen u graag.



Stap 1: een contributieseizoen aanmaken

Voordat je aan de slag gaat met het innen van de contributie of met het versturen van contributiefacturen, dien je er eerst voor te zorgen dat de basis in orde is. We werken in 7 stappen. Staat de basis, dan doet Club.Contributie vervolgens het werk.

Je start met het aanmaken van een contributieseizoen. Wat houdt dit in? Het contributieseizoen is het seizoen waarover jouw leden contributie dienen te betalen. Dit kan van 1 januari tot 31 december lopen, maar bij veel sporten loopt dit van 1 juli tot 30 juni. Je kunt in Club.Contributie overigens zelf bepalen over welke periode het contributieseizoen loopt. We laten je stap voor stap zien hoe je een contributieseizoen aanmaakt.

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Club.Contributie, bekijk dan de video.

In stap 1 bij het organiseren van de contributie hebben we laten zien hoe je een contributieseizoen in Club.Contributie vastlegt. Nu je hebt bepaald over welke periode de leden contributie betalen, kun je aan de slag met leeftijdscategorieën. Wat bedoelen we hier precies mee?

Bij veel verenigingen is de hoogte van de contributie afhankelijk van leeftijd. Leden van 8 jaar betalen bij jouw vereniging wellicht ook minder contributie dan leden van 38 jaar. Toch is de contributie vaak hetzelfde voor een bepaalde leeftijdsgroep. Leden van 5 tot 12 jaar betalen bijvoorbeeld € 100,-, van 13 tot 18 jaar € 120,- etc. Hanteer jij voor spelers van bijvoorbeeld 5 tot 12 jaar eenzelfde contributiebedrag? Maak voor die leden dan een leeftijdscategorie aan in Club.Contributie. Je kunt zelf de leeftijden per categorie bepalen. En je kunt zoveel leeftijdscategorieën aanmaken als je zelf wilt.

Door leeftijdscategorieën te gebruiken voor de contributie, voorkom je dat je voor ieder lid met een andere leeftijd, een apart contributiebedrag moet berekenen. Dit werk laten we aan Club.Contributie over. Omdat alle geboortedata van de leden vastliggen, komt het vanzelf goed.

Hoe het werkt? 

Je hoeft de leeftijdscategorieën maar één keer te registreren in Club.Contributie. Pak onze handleiding erbij, dan weet je zeker dat je geen stap overslaat.

Tip van Flip

Je kunt zelf bepalen welke peildatum Club.Contributie gebruikt bij het bepalen van de leeftijd. We adviseren je om voor de contributie de peildatum van de bond aan te houden. We hebben een overzicht voor je klaarstaan met alle peildata van de bonden. En.. maak een leeftijdscategorie aan van 0 tot 5 jaar, dan weet je zeker dat ook de jongste leden worden meegenomen in de contributie.

Zodra de leeftijdscategorieën zijn vastgelegd, kun je aan de slag met de contributiebedragen. Kortom, wat gaan de leden binnen een leeftijdscategorie nou daadwerkelijk betalen en hoe leg je dit vast.

Je hebt in stap 1 het contributieseizoen aangemaakt. Vervolgens ben je in stap 2 aan de slag gegaan met het vastleggen van leeftijdscategorieën. Is dat gebeurd, dan kun je daadwerkelijk de hoogte van de contributie bepalen. Oftewel, wat gaan de leden binnen een leeftijdscategorie nou daadwerkelijk betalen en hoe leg je dit vast?

We leggen je uit hoe je zowel de contributie, periodieke en eenmalige bedragen in Club.Contributie vastlegt. Want naast de contributie, zal er vast ook weleens kledinggeld of bijvoorbeeld geld voor tuchtzaken bij leden geïnd dienen te worden.

Contributiebedragen

Je start met het vastleggen van de contributiebedragen. Hoe zorg je ervoor dat alle leden voor het juiste bedrag aan contributie worden gefactureerd? Iemand van 12 jaar betaalt tenslotte minder aan contributie dan iemand van 29.

Je gaat nu daadwerkelijk de contributiebedragen invoeren in Club.Contributie. Zodoende heb je in de financiële administratie staan welke leeftijdsgroepen er zijn en hoe hoog de contributie per groep is. Daarna kan het systeem haar werk doen.

Hoe leg je de contributiebedragen vast in Club.Contributie?

Periodieke bedragen

De hoogte van de contributie is afhankelijk van de leeftijd. Wellicht heeft jouw vereniging ook te maken met periodieke bedragen die niet zijn afgeleid van een leeftijdscategorie. En die periodieke bedragen wil je uiteraard ook netjes en eenvoudig in Club.Contributie vastleggen. Dat kan!

Bij periodieke bedragen kun je denken aan bijvoorbeeld donaties. Wil je het geld van alle donateurs innen of wil je ze een factuur sturen? Dan adviseren we je om hiervoor gebruik te maken van de werkset. De werkset is een door jou samengestelde groep van personen die je in dit geval voor een bepaald bedrag wilt factureren.

Hoe maak je zo’n werkset aan en hoe leg je de periodieke bedragen vast?

Eenmalige bedragen

Ook eenmalige bedragen kun je heel eenvoudig toekennen aan een groep personen, maar je kunt het bedrag uiteraard ook bij 1 iemand factureren. Denk bij eenmalige bedragen aan boetes voor tuchtzaken of bijvoorbeeld kledinggeld. Ook die bedragen wil je gewoon weer netjes op de rekening van de vereniging ontvangen.

Hoe zorg je ervoor dat eenmalige bedragen geïnd en gefactureerd worden met behulp van Club.Contributie?

Heb je inmiddels al een contributieseizoen , de leeftijdscategorieën en de bijhorende bedragen ingevoerd? Dan is de basis voor een goede organisatie van de contributie gelegd. De vierde stap richting het innen van de contributie betreft de lay-out van de facturen. Kortom, hoe zien de facturen eruit die je naar leden en andere betrokkenen stuurt.

Welke aanhef wordt standaard bovenaan de factuur gebruikt, wil je een logo van de vereniging op de factuur tonen, wil je het adres van de vereniging links of rechts op de factuur plaatsen? Je kunt de facturen die vanuit de vereniging verstuurd worden, heel eenvoudig naar eigen smaak opmaken in Club.Contributie. Hoe?

Zodra je de lay-out van de factuur hebt vastgesteld, kun je daadwerkelijk aan de slag met het draaien van de factuurrun. Met andere woorden, dan ga je daadwerkelijk facturen naar alle leden versturen.

‘Het draaien van de factuurrun’, een kreet die rondom het innen van de contributie regelmatig terugkeert. Maar wat houdt het nou eigenlijk in? Bij het draaien van de factuurrun controleer je alle facturen en heb je de mogelijkheid om ze alsnog te bewerken. Als laatst dien je het incassobestand bij de bank in en ga je de facturen ook daadwerkelijk naar alle leden versturen.

Het draaien van de factuurrun is een handeling die eigenlijk uit 3 stappen bestaat. We gaan er stap voor stap doorheen.

Facturen klaarzetten

Stap 1 van de contributie-facturering bestaat uit het klaarzetten van de run. Hier ga je daadwerkelijk vastleggen over welke periode je facturen wilt versturen en op welk moment de facturen de deur uit moeten. Bekijk hier de handleiding.

Factuurrun bewerken

In stap 2 wordt een overzicht getoond van alle facturen die je bij stap 1 hebt klaargezet. Loop de facturen nog even na zodat eventuele fouten worden voorkomen. Merk je dat er iets niet helemaal klopt, dan kun je dit alsnog aanpassen. Let wel, dit is de laatste kans om wijzigingen door te voeren voordat je daadwerkelijk de facturen gaat versturen.

Heb je in stap 1 facturen klaargezet die toch niet moeten worden meegenomen in deze run? Bijvoorbeeld in het geval waarbij je niet zeker weet of de persoon die je wilt factureren nog wel lid is. Dan ga je diegene niet zomaar een factuur toesturen. Voor zulke gevallen heb je simpelweg de mogelijkheid om deze facturen onder de categorie ‘later opnieuw versturen’ te plaatsen. Zodra je dezelfde run opnieuw aanmaakt, worden de facturen die je eerder op ‘later opnieuw versturen’ hebt gezet, automatisch weer getoond. Handig toch?! Hoe bewerk je de factuurrun…

Factuurrun afhandelen

Zodra je alle facturen hebt klaargezet en eventueel in stap 2 hebt bewerkt, kun je de facturen versturen. Dit kan per e-mail vanuit Club.Contributie. Wil je sommige facturen niet per mail maar bijvoorbeeld per post toesturen naar je leden? Je kunt de facturen direct bij het afhandelen van de facturen uitprinten. En zo zijn er bij het afhandelen van de factuurrun meer mogelijkheden.

Denk bijvoorbeeld aan het incassobestand dat je bij de bank moet indienen voordat je de run afhandelt. Dit incassobestand kun je met één druk op de knop opvragen uit Club.Contributie. Je slaat het incassobestand op en dient het vervolgens in via je internetbankieren. Makkelijker kan het niet.

We leggen in onze online handleiding stap voor stap hoe je de factuurrun daadwerkelijk afhandelt en wat te doen met het incassobestand.

In stap 5 heb je alle leden een factuur toegestuurd. Je leden zijn er dus van op de hoogte dat contributie ofwel automatisch geïncaseerd wordt of overgemaakt moet worden aan de vereniging.

De betalingen van de contributie wil je uiteraard ook weer netjes in je administratie verwerken. Dan heb je tenslotte altijd inzicht in de betalingen en de achterstallige betalingen. Maar hoe verwerk je die betalingen daadwerkelijk in Club.Contributie?

Je verwerkt alle betalingen heel eenvouding in het dagboek Bank. Aangezien het nu meer en meer technisch wordt, hebben we een uitgebreide handleiding voor je klaarstaan. Dat maakt het een stuk makkelijker. Bekijk direct hoe en waar je alle betalingen in het dagboek Bank verwerkt.

Tip van Flip
Wil je nog meer tijd winnen bij het verwerken van de betalingen? In aansluiting op Club.Contributie kun je ook gebruik maken van Club.Boekhouding. Daar is het mogelijk om bankafschriften in te lezen. Benieuwd? Je kunt het gratis uitproberen.

Het overkomt de meesten van ons weleens. Je krijgt een factuur binnen en je denkt, die betaal ik morgen of volgende week wel even. De factuur komt onderop de stapel en uiteindelijk vergeet je om binnen de gestelde termijn te betalen. Ook bij je leden kan dit gebeuren. In dat geval wil je ze wellicht een herinnering sturen. Des te groter is tenslotte de kans dat men de factuur alsnog snel betaalt.

Wil je jouw leden helpen herinneren aan de factuur die ze nog niet betaald hebben?

Dat kan heel eenvoudig vanuit Club.Contributie. Zodra de betalingstermijn is verstreken, kun je een overzicht opvragen van alle leden die nog moeten betalen. Met een druk op de knop stuur je die hele groep direct een herinnering toe. Zo voorkom je dat je voor ieder lid dat nog niet betaald heeft, steeds weer apart een herinnering moet versturen. Het systeem doet verder het werk voor je. Hoe werkt het?

We hebben tijdens onze workshops en op de Club.Impuls kennisdagen gemerkt dat het voor veel bestuurders nog niet helemaal duidelijk is hoe om te gaan met storneringen. Vandaar dat we dit graag meenemen als extra tip.

Is één van de leden het niet eens met het bedrag dat aan contributie is geïnd? Of is bijvoorbeeld het banksaldo van een lid niet toereikend? Dan kunnen leden het geïncasseerde bedrag volledig laten terugstorten, ook wel storneren genoemd.

Zodra een lid het volledige bedrag door de bank heeft laten storneren, zal diegene uiteindelijk alsnog het juiste bedrag aan contributie dienen te betalen. Hoe zorg je er alsnog voor dat het juiste bedrag wordt afgeschreven en hoe leg je dit weer netjes vast in de administratie? Neem een kijkje in onze handleiding.


24/7 support

Heeft u vragen over Sportlink? Laat het ons weten. De Sportlink Servicedesk staat voor u klaar! Online handleidingen, een Online Helpdesksysteem en telefonische ondersteuning. U kunt altijd en overal gebruik van onze support maken om antwoord op uw vraag te krijgen. Wij helpen u graag verder.

Meer informatie