Vrijwilligerswerk. 10 belangrijke lessen….

UPDATE 20-02-2017: Onderstaande blogtekst dateert van juni 2015 en is geschreven naar aanleiding van enkele sessies die we in het land hebben georganiseerd. Reden van deze bijeenkomsten was de introductie van Club.Vrijwilligers. Los van de voordelen van deze oplossing vonden we het zinvol enkele lessen en goede voorbeelden van clubs te bundelen. En natuurlijk te delen met alle clubs. Gezien de actualiteit van afgelopen weken, delen we deze blog opnieuw.

Bij Sportlink hebben we de afgelopen maanden nogal wat gesproken over vrijwilligers en vrijwilligerswerk. Immers er stond een nieuwe module op stapel. Om de functionaliteit goed te kunnen bepalen zijn we met flink wat verenigingen in gesprek gegaan. En die hebben ons van waardevolle input voorzien. Input die we natuurlijk hebben gebruikt voor de vernieuwde module Club.Vrijwilligers.

Ook hebben we de afgelopen weken een flink aantal themabijeenkomsten van de KNVB bijgewoond en de vereniging kennis laten maken met onze oplossing. En als laatste hebben we verenigingen gevraagd hun ervaringen met vrijwilligerswerk met ons te delen via een speciale webpagina.

Tijdens al die gesprekken hebben we het niet alleen gehad over software en software ontwikkeling. De problematiek gaat natuurlijk veel verder.

Vrijwilligerswerk, 10 belangrijke lessen voor uw vereniging

  1. Bij een aantal succesvolle verenigingen kwamen drie punten steeds terug.
    • Aanwezigheid van een visie. De spreekwoordelijke stip op de horizon. Hoe gaan we binnen onze vereniging met onze leden om, wat zijn onze normen en waarden? Wat is ons doel? Is gezelligheid en verenigen het grootste belang of gaat het om prestatie? En trekken we ‘prestatie’ ook door naar vrijwilligersbeleid? Die kernwaarden zijn van belang om het vrijwilligersbeleid concrete invulling te geven.
    • Aansluiting tussen beleid en cultuur. Het is van belang dat de visie en de cultuur in elkaars verlengde liggen en de cultuur ook gestuurd wordt. Past de cultuur bij de visie? Betrekken we iedereen bij de vereniging? Niet alleen om dingen te doen maar ook eens na te denken waarom dingen zijn zoals ze zijn. Veel verenigingen organiseren een avondje om dit te bepalen. En dan niet vanaf de bestuurstafel maar met een dwarsdoorsnede van de vereniging op een bord te zetten. Dus met een bestuurslid, een ouder, een prestatie speler, een recreant, een vrijwilliger. Werk samen uit waar de club voor staat.
    • Organisatie: het neerzetten van een organisatie, taken en verantwoordelijkheden en duidelijke communicatie is belangrijk. Verenigingen zijn net bedrijven. Niet zozeer als het gaat om cultuur, maar wel als het gaat om de vele en vaak specifieke werkzaamheden. Een goede en duidelijk organisatie werkt niet alleen beter, maar is ook van belang voor het werven van vrijwilligers.
  2. We bemerkten na afloop van enkele KNVB bijeenkomsten soms wat teleurstelling. Sommige verenigingen verwachten een standaard oplossing. En dan niet zozeer de oplossing voor softwareondersteuning, die is er immers wel. Maar de oplossing voor de problematiek. Dé oplossing bestaat niet. Wel hebben enkele verenigingen het goed voor elkaar. Als snel wordt gezegd dat ze ‘geluk’ hebben. En ja, ze zijn er gelukkig mee. Maar is het toeval? Of zit er meer achter? Belangrijk is dus vast te stellen dat dé oplossing niet bestaat.
  3. Zeer opvallend was het verschil tussen de verschillende sporten. Bij een is de ‘verplichting’ tot het uitvoeren van vrijwilligerswerk de normaalste zaak van de wereld. Bij de andere sport kunnen we het bijna een taboe noemen. Helemaal als het gaat om bijvoorbeeld betalingen, kortingen of contributievrijstellingen.
  4. Vele succesvolle verenigingen gaven steeds als antwoord op hoe ze het doen: “Gewoon, vragen.” En dan niet alleen (gesloten) vragen of iemand (specifiek) taak x, y of z wil uitvoeren maar draai het ook eens om. Vraag wat iemand zou willen of kunnen bijdragen, wees blij met elk uurtje, elke taak. O ja: Vergeet mensen niet te bedanken als ze eenmaal iets gedaan hebben.
  5. Laat vooroordelen los. Aansluitend op het vorige punt gaf een enkele vereniging aan dat het stellen van vragen echt wennen is. We zijn bevooroordeeld. We hebben een negatieve perceptie. Gedachtes als “Persoon A heeft het al zo druk, persoon B heeft toch geen zin. Niemand wil helpen, niemand heeft tijd. Het zijn altijd dezelfde mensen die het moeten doen.” zitten vast in ons denkpatroon. Probeer dat te doorbreken. Stel open vragen. De verenigingen die dat deden zijn vaak positief verrast door bijdragen en werkzaamheden die ze zelf niet hadden kunnen bedenken.
  6. Durf keuzes te maken. Denk aan wel of niet verplichten of wel of niet betalen. Kijk of het past bij uw vereniging (de stip op de horizon), creëer draagvlak (schuif in de kantine eens aan tijdens de derde helft) en maak gewoon keuzes. Een citaat van een vereniging die deze keuzes durft te maken, willen we u niet onthouden: “Onze club heeft namelijk iedereen hard nodig om betaalbaar voetbal te blijven bieden én de sociale functie binnen deze regio te blijven vervullen. Voor leden die zich echt niet willen inzetten, hebben wij helaas geen plek binnen de vereniging.”
  7. Vrijwilligerswerk is vaak meer dan dingen doen. Ook een goede tip of het delen van inhoudelijke expertise is van belang. Zo hoeft een top-accountant niet per definitie penningmeester te zijn. Eens per maand een uurtje controleren en adviseren is ook van grote waarde. Of een ouder die mooie foto’s kan maken voor de website, een ouder die kan helpen bij de inrichting van het clubhuis.
  8. Stel vragen over beschikbaarheid en competenties; veel verenigingen nodigen nieuwe leden en ouders van nieuwe leden uit bij het inschrijven. Maak u bekend bij die ouders, maak duidelijk hoe de cultuur van de vereniging is. Spreek ze aan tijdens wedstrijden, informeer wat voor werk ze doen, en vraag welke bijdragen ze kunnen en willen leveren.
  9. Stel een inschrijfformulier samen aan het begin van het nieuwe seizoen. Vraag naar beschikbaarheid en voorkeurstaken. En indien u onze module gebruikt, leg dat vast in Sportlink en maak op basis van beschikbaarheid en voorkeur de roosters.
  10. Vergeet niet dat leden met vrijwilligerswerk ook ervaring kunnen opdoen. Ervaring die bijvoorbeeld van pas komt bij het solliciteren. Dus heeft u mensen in de vereniging die (tijdelijk) zonder werk zitten of die nog studeren? Vraag ze om iets te doen en beloon ze met een goede referentie op hun CV. Of zelfs een persoonlijke aanbeveling op de social media of bij een sponsor. Uw vereniging kan zo een belangrijke maatschappelijke rol spelen.

En als laatste, en eerlijk-is-eerlijk met een hoog ‘wij van WC eend adviseren WC eend’ gehalte: Werk met goede tools. Met de Sportlink module Club.Vrijwilligers legt u voorkeuren en beschikbaarheid vast van uw leden. U definieert taken zo specifiek als generiek als wenselijk en onze software maakt een conceptrooster voor u. En bij akkoord informeren we de leden via de mail over wanneer er wat van ze verwacht wordt.

Heeft u nog een gouden tip?  Of een ander goed voorbeeld? Laat het ons en uw collega verenigingen vooral weten? We hebben een speciale pagina voor het delen van ervaringen met vrijwilligerswerk gemaakt.

 

Interessante links voor vrijwilligerswerk

 

  • vrijwilligers verenigingen in zeist
  • vrijwilligers kennisavond knvb

Op de hoogte blijven van nieuwe features, updates en evenementen?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief


Inschrijven