In gesprek met zwemvereniging De Watervlo over AFAS SB: ‘efficiënter, effectiever en gewoon fijner’
Hoe houd je als club grip op inkomsten en uitgaven, terwijl je ondertussen draait op vrijwilligers, contributies en een flinke dosis clubgevoel?
Om die vraag beter te begrijpen, sprak Sportlink met ZPC Watervlo. Een vereniging in de provincie Utrecht waarbij zwemsport in de breedste zin van het woord wordt aangeboden met als thuisbasis zwembad Fletiomare in De Meern. De vereniging bestaat al meer dan 55 jaar en is een begrip in de regio met dank aan de vele vrijwilligers en de samenwerking met de gemeente Utrecht. Onlangs stapte de vereniging over op AFAS SB. Penningmeester Robert Bollaart deelt zijn ervaringen met het nieuwe systeem en vertelt hoe goed bestuur begint bij een goed overzicht.
Van noodkreet naar nieuwe energie
Toen Robert in november 2024 bij ZPC Watervlo instapte, was dat niet per se gepland. “Het bestuur deed een noodkreet: er waren dringend nieuwe vrijwilligers nodig. Met mijn financiële achtergrond dacht ik: dan help ik wel even mee. Maar dat ‘even’ werd al snel een serieuze verantwoordelijkheid.” Wat meteen opviel? De administratie kon wel een update gebruiken. “De oude Sportlink-versie werkte nog met Java. Niet heel sexy, zeg maar,” lacht hij. “Toen kwam AFAS SB, precies op het juiste moment. Een frisse, moderne omgeving: veel intuïtiever, veel prettiger werken.”
Minder tijd, meer overzicht: meer plezier!
Watervlo regelt naast de ledenadministratie, de wedstrijdzaken en de boekhouding ook de contributie, trainingen, vrijwilligerstaken én de communicatie in de bondsapp en de clubwebsite via Sportlink en noemt het ‘de ultieme totaaloplossing voor verenigingen’. Vooral de integratie met AFAS SB maakt volgens Robert een groot verschil: “Het werk is efficiënter, effectiever en gewoon fijner. Je doet dit als vrijwilliger: dan moet het niet aanvoelen als werk, maar als iets wat goed geregeld is, zodat je je vrijwilligerswerk met plezier kan doen.” Met een duidelijk begrotingsplan, vaste kostenpatronen en overzichtelijke rapportages is de boekhouding van Watervlo nu een stuk eenvoudiger. “We kunnen ons daardoor weer richten op wat echt telt: de sport, de leden, maar ook de gemeenschap. We bieden namelijk meer dan alleen sport: we willen er echt zijn voor onze leden.”
‘We willen geen stoffige vereniging worden’
Een gezonde financiële administratie is het fundament van elke sportvereniging. Toch blijkt uit onderzoek bij ruim 350 Nederlandse sportverenigingen dat 28 procent zich zorgen maakt over de financiële weerbaarheid van hun club en dat meer dan de helft (57 procent) steeds meer tijd kwijt is aan de boekhouding. De redenen variëren: een tekort aan vrijwilligers, verouderde systemen of simpelweg een gebrek aan overzicht. Een belangrijk voordeel van AFAS SB is volgens Robert het verbeterde inzicht in geldstromen. “In het begin was dat een uitdaging. Er komt veel bij kijken: contributies, badhuur, KNZB-bijdragen, vrijwilligersvergoedingen. Nu hebben we alles overzichtelijk in beeld. Dat geeft rust en vertrouwen.”
De boekhouding via AFAS SB sluit bovendien naadloos aan bij de ambitie van Watervlo om een moderne vereniging te blijven. “We willen graag een club zijn die meegaat met de tijd, geen ‘stoffige’ vereniging”, vertelt Robert lachend. “Het oogt professioneel, de ‘look & feel’ is prettig en het sluit aan bij hoe je bedrijfsmatig gewend bent te werken. Dat past heel goed bij een vereniging anno nu.”
In je kracht blijven staan als vrijwilliger
Voor Watervlo is een degelijke boekhouding een belangrijke voorwaarde. “Een gezonde administratie is een hygiënefactor,” vertelt de penningmeester. “Je kunt geen goed bestuur voeren zonder grip op je cijfers. Sportlink faciliteert dat op een hele prettige manier en de samenwerking met AFAS maakt het modern, overzichtelijk en betrouwbaar.”
Tot slot zegt Robert tevreden: “Je doet dit als vrijwilliger, dus het moet leuk blijven. Dankzij AFAS SB is het dat ook. Een goede administratie is de basis en zo kun je focussen op het plezier bij de club. Die basis hebben wij nu stevig staan.”
Een jaar vol aandacht voor financiële weerbaarheid
Bij Sportlink staan 2025 en 2026 in het teken van financiële bewustwording en slimme administratie. Door het hele jaar heen vinden er verschillende activiteiten plaats om verenigingen te inspireren, te informeren en te ondersteunen. Zo komt er een podcastreeks ‘In gesprek met…’ waarin penningmeesters vertellen over hun uitdagingen en successen. Ook heeft Sportlink een klankbordgroep met penningmeesters, een extra route om direct in contact met clubs te staan. Daarnaast worden online webinars, praktische artikelen met boekhoudingstips en productupdates gedeeld rondom AFAS SB.
Wil jij ook meer overzicht, minder gedoe en meer plezier in het beheren van je clubfinanciën? Bespreek AFAS SB op jullie volgende bestuursvergadering of deel deze blog met je penningmeester!